Quanto custa uma plataforma de avaliação de desempenho e PDI para 300 colaboradores? Como pedir uma cotação comparável

Em resumo

• Propostas de avaliação, PDI e feedback só se comparam quando cada módulo e cada custo único aparecem em linhas separadas.

• Monte uma ficha com pessoas avaliadas, gestores, modelo de ciclo, ciclos por ano, acesso de quem não usa e-mail nem computador e acompanhamento do PDI ao longo do ano.

• Peça por escrito implantação, integrações, suporte na janela do ciclo, contrato mínimo, moeda e reajuste na renovação.

• Normalize tudo em custo anual por pessoa avaliada, separando o primeiro ano dos anos seguintes.

• Leve à diretoria a tabela com as mesmas linhas para todos os fornecedores, não o preço de vitrine.

Por que as propostas não se comparam

Em fontes públicas secundárias sobre a Lattice, usada aqui como exemplo, a cobrança é por pessoa e por mês, com preço próprio para cada módulo: desempenho, metas e OKRs, engajamento, e add-ons como desenvolvimento e remuneração. A ERP Research descreve a mesma lógica modular, com assinatura anual, contrato mínimo anual e faturamento em dólar. A SoftwareConnect também mostra pacote base mais módulos adicionais, mas parte do conteúdo é antigo.

Duas ressalvas importantes. Primeiro, essas são páginas de terceiros, não páginas oficiais de preço, e por isso este texto não publica valores: confira qualquer número direto com o fornecedor, na data da sua cotação. Segundo, as fontes divergem sobre custos além da licença: a ERP Research diz que implantação, integrações e suporte ficam por conta do cliente além do preço por assento, mas também que não há taxa de implantação declarada e que integrações estão incluídas em qualquer produto base. Por isso, peça por escrito o escopo de cada item. O CostBench lista como custos possíveis fora da etiqueta implantação e configuração, suporte premium, analytics avançado em plano superior, integrações customizadas via serviços profissionais e o efeito composto de vários add-ons. A metodologia desse agregador não foi verificada, então use a lista como roteiro de perguntas, não como faixa de mercado.

Inferência deste guia: se cada módulo pode ser cobrado à parte, pedir apenas "avaliação de desempenho" gera propostas que incluem coisas diferentes. Uma pode trazer 360 e PDI acompanhado; outra, só o formulário de avaliação.

Antes de começar

Os 300 colaboradores deste guia são um cenário de exemplo, não um piso nem um teto de porte. A lógica vale para qualquer empresa média ou grande que esteja fechando o orçamento do próximo ciclo. Reúna:

• O desenho do ciclo atual: modelo 90°, 180° ou 360° e quantos ciclos por ano. Para revisar os conceitos de PDI e feedback, veja o guia sobre estrutura do PDI e o texto sobre feedback contínuo em conversas semanais curtas.

• O número de pessoas avaliadas e de gestores.

• Um mapa de quem não tem e-mail corporativo nem computador, com o meio de acesso que essas pessoas usam hoje. O artigo sobre comunicação com equipes operacionais ajuda a levantar isso.

• Os relatórios que a diretoria pede ao fim do ciclo, conforme o texto sobre fechamento do ciclo de avaliação e PDI.

• A data de fechamento do orçamento, para pedir prazo de resposta aos fornecedores.

Passo a passo

Passo 1: monte a ficha de cotação

Crie um documento único com estes campos: pessoas avaliadas; número de gestores; modelo de ciclo (90°, 180° ou 360°); ciclos por ano; como acessa quem não tem e-mail nem computador; se o PDI será acompanhado ao longo do ano; módulos desejados, cada um marcado em linha própria (avaliação, 360, PDI, feedback e 1:1, metas); migração de histórico; integração com folha e cadastro; suporte durante a janela do ciclo; moeda e reajuste. Pergunte também se a cobrança é por pessoa ou por faixa de colaboradores.

Inclua definições de trabalho para que todos cotem o mesmo: avaliação de desempenho é o ciclo formal de revisão; o 360 reúne olhares de gestor, pares e outros; o feedback contínuo acontece ao longo do ano. Em fornecedores com cobrança modular, esses itens podem vir no mesmo módulo ou em módulos diferentes; por isso, peça que cada um apareça em linha própria na proposta.

Como conferir: a ficha está completa e é idêntica para todos os fornecedores. Os campos sobre acesso sem computador e migração de histórico são perguntas ao fornecedor, não fatos de mercado: peça a resposta por escrito.

Passo 2: exija cada custo em linha separada

Peça uma linha para cada item: licença por pessoa ou por faixa, plano ou contrato mínimo, implantação e configuração do ciclo, integrações e serviços profissionais, suporte premium, analytics em plano superior e cada add-on. Pergunte também se a implantação tem custo e quais integrações já estão incluídas, já que as fontes divergem nesses pontos.

Como conferir: nenhuma proposta chega com linha em branco ou com "consulte".

Passo 3: feche as regras de contagem, moeda e reajuste

Pergunte quem conta como ativo (avaliado, gestor, pessoa desligada no meio do ciclo), qual a moeda de cobrança, qual a cláusula de reajuste na renovação e se o faturamento é anual. Como as fontes citam faturamento em dólar para o exemplo analisado, vale tratar o risco cambial como inferência a verificar em cada proposta.

Como conferir: as respostas chegaram por escrito e anexadas à proposta.

Passo 4: normalize em custo anual por pessoa avaliada

Use esta fórmula, que é uma proposta editorial a validar com cada fornecedor:

(licença mensal por pessoa × 12 × pessoas + implantação + integração + suporte extra + diferença até o mínimo contratual) ÷ pessoas efetivamente avaliadas.

Exemplo hipotético, com números fictícios, para 300 pessoas avaliadas (valores em reais, apenas para ilustrar o cálculo):

O fornecedor C tem a licença mais barata, mas não atinge o mínimo contratual e paga a diferença de 9.600. Mesmo assim, fica com o menor custo por pessoa. Se menos pessoas fossem avaliadas, essa diferença pesaria mais e poderia inverter a ordem. Por isso a divisão é pelas pessoas efetivamente avaliadas, e não pelo total de licenças contratadas.

Como conferir: há um único valor comparável por fornecedor, calculado com a mesma fórmula.

Passo 5: separe o primeiro ano dos seguintes

Custos únicos, como implantação e migração, ficam em coluna própria; licença, suporte e mínimos ficam na coluna recorrente. Assim a diretoria vê quanto custa entrar e quanto custa permanecer. O método é parecido com o de cotação de plataforma de comunicação interna para 500 colaboradores, com variáveis próprias do lado de People.

Como conferir: a tabela tem duas colunas por fornecedor e a soma bate com a proposta.

Resultado esperado

Você terminou quando tem: a ficha enviada e respondida por todos os fornecedores; propostas com as mesmas linhas de custo; uma tabela de custo anual por pessoa avaliada, com primeiro ano e recorrente separados; e respostas por escrito sobre mínimo contratual, reajuste e moeda. Com isso, você leva um número comparável e defensável à diretoria.

Limitações: os valores e modelos citados vêm de páginas de terceiros, não de tabelas oficiais; não há faixa de mercado nem preço oficial de fornecedores brasileiros neste guia.

Próximo passo: com duas ou três propostas finalistas, passe para a prova funcional com o ciclo real. A Hywork é uma plataforma de comunicação interna cujo módulo People trata do desenvolvimento do time, com avaliações, PDIs e feedbacks; pesquisa de clima e agentes de IA no People estão em breve. Este guia não traz preço do People. Para conhecer a plataforma, acesse a página inicial da Hywork.