Antes de contratar uma plataforma de comunicação interna: o que exigir e testar

Em resumo

• Descreva cada necessidade como uma tarefa observável em uma situação real de trabalho.

• Peça evidências para o que foi testado e registre o resultado como comprovado, pendente ou reprovado.

• Combine a validação com Comunicação Interna, TI, Compras e Jurídico conforme o assunto.

• Confira se os requisitos aprovados aparecem por escrito na proposta ou no contrato.

Antes de começar

Reúna os requisitos prioritários, os perfis de colaboradores que usarão a plataforma e as situações em que precisam acessá-la. Tenha em mãos a proposta e os documentos que o fornecedor apresentar. Combine quem avaliará cada ponto: Comunicação Interna pode organizar as necessidades e os testes; TI pode avaliar aspectos técnicos e de acessibilidade; Compras pode conferir condições comerciais; e Jurídico pode analisar responsabilidades e compromissos relacionados a dados. Ajuste essas responsabilidades à estrutura da sua empresa.

A ficha de aceite abaixo conecta o que a empresa precisa ao que o fornecedor demonstra e registra por escrito. Para cada requisito, reserve campos para:

• Necessidade e situação de uso.

• Perfil de colaborador envolvido.

• Tarefa a executar e resultado esperado.

• Evidência solicitada ao fornecedor.

• Responsável pela validação.

• Seção da proposta ou cláusula do contrato relacionada.

• Estado: comprovado, pendente ou reprovado.

A ficha é um método para organizar a avaliação. Ela não presume que um fornecedor ofereça determinado recurso ou aceite uma condição específica.

Para situar esta etapa na decisão, veja como avaliar qual plataforma serve para a empresa. A análise aqui começa com candidatos identificados e concentra-se em testar requisitos e conferir compromissos documentais. Para entender os componentes que podem compor o ambiente, consulte também as peças de um sistema de comunicação interna; se campanhas fazem parte da necessidade, veja o que avaliar em uma ferramenta de endomarketing.

Passo a passo

1. Transforme cada necessidade em uma tarefa que possa ser observada.

   Evite registrar apenas nomes de recursos, como “acesso” ou “acessibilidade”. Escreva quem precisa fazer o quê, em qual situação e qual resultado demonstraria que a necessidade foi atendida. Por exemplo: um colaborador de determinado perfil precisa acessar uma informação em uma situação de trabalho definida; o resultado esperado é conseguir concluir a tarefa prevista. O exemplo serve para estruturar o teste, não afirma que uma plataforma específica passe nele.

   Inclua necessidades de acesso, acessibilidade, tratamento de dados pessoais e exportação ao término do serviço quando forem relevantes para a empresa. Para acessibilidade de conteúdo web, a WCAG 2.2 do W3C apresenta critérios de sucesso formulados como declarações testáveis. Delimite com TI quais critérios se aplicam ao escopo avaliado; observar uma tarefa não comprova, por si só, conformidade geral.

2. Teste a tarefa com colaboradores e registre o que aconteceu.

   Peça ao fornecedor uma demonstração ou outra evidência adequada ao requisito. Execute as tarefas com colaboradores dos perfis previstos e anote o resultado observado, as condições do teste e eventuais obstáculos. Guarde a evidência correspondente, como o registro do teste ou o material fornecido, e marque cada linha como comprovada, pendente ou reprovada. O resultado do teste é provisório até que o compromisso correspondente também seja localizado na proposta ou no contrato.

   Se a demonstração não permitir conferir o resultado, registre a lacuna e peça uma forma verificável de avaliação. Não transforme uma afirmação comercial em evidência nem conclua que um requisito foi atendido sem observar o critério definido.

3. Valide dados pessoais e a possibilidade de saída.

   Para o tratamento de dados pessoais, solicite ao fornecedor a descrição das operações e dos compromissos propostos. Encaminhe ao Jurídico a análise dos papéis e das condições aplicáveis antes de recomendar a contratação. A página da ANPD sobre o guia de agentes de tratamento e encarregado direciona o leitor ao guia; a página, por si só, não substitui a análise jurídica do caso.

   Para a saída do serviço, peça um exemplo de exportação e, com TI, confira se os dados necessários podem ser lidos e reutilizados no contexto da empresa. Registre o formato disponível, o procedimento descrito, as responsabilidades e qualquer condição apresentada pelo fornecedor. As boas práticas do Governo Digital para minimizar aprisionamento em nuvem recomendam considerar portabilidade e documentar procedimentos de migração. Use essa orientação como referência para formular perguntas; ela não comprova que uma plataforma específica permita exportar os dados necessários.

4. Confronte cada resultado com a proposta ou o contrato.

   Para cada requisito prioritário, anote onde o compromisso aparece na proposta ou no contrato. Registre também quem validou a evidência e o estado do requisito. Se o teste passou, mas a condição não aparece por escrito, peça ao fornecedor que esclareça como ela será formalizada. Se a evidência estiver incompleta ou o resultado for reprovado, mantenha o ponto aberto e registre o que falta antes de recomendar a contratação.

   A recomendação à liderança deve distinguir claramente o que foi comprovado, o que está pendente e o que foi reprovado. Assim, quem decide consegue ver quais resultados sustentam a recomendação e quais ainda dependem de validação ou de ajuste documental.

Resultado esperado

A avaliação termina com uma ficha preenchida para cada requisito prioritário: tarefa e resultado esperado, evidência do teste, responsável pela validação, estado e referência na proposta ou no contrato. A recomendação apresenta o que está comprovado e identifica as pendências e reprovações, com o próximo passo necessário para cada uma.

Antes de recomendar a contratação, leve a ficha aos validadores envolvidos e solicite ao fornecedor os complementos de evidência ou de documentação que ainda faltarem.