Quanto custa uma plataforma de comunicação interna para 500 colaboradores? Como pedir uma cotação comparável

Em resumo

• Registre como as 500 pessoas se distribuem e acessam a comunicação.

• Envie requisitos e perguntas idênticos aos fornecedores.

• Compare base faturável, escopo, implantação, prazo, recorrência e exclusões antes de comparar totais.

Antes de começar

Confirme que o total de 500 inclui os públicos que a empresa precisa alcançar. Levante quantas pessoas trabalham em escritório e em operação, quantas unidades existem, como os grupos acessam a comunicação, quais canais usam e quais sistemas precisam se conectar à solução.

Separe o que já é requisito do que ainda precisa ser validado. Anote também as funções indispensáveis, o prazo pretendido e quem ficará responsável pela operação. Não presuma que todas as pessoas tenham e-mail corporativo nem que os fornecedores usem a mesma base de cobrança.

Se ainda estiver definindo o perfil da solução, consulte o guia sobre como avaliar uma plataforma de comunicação interna para a empresa. Para mapear canais e sistemas existentes, veja também como as peças de um sistema de comunicação interna se conectam.

Passo a passo

1. Preencha uma ficha única do cenário. Use este modelo e complete os campos antes de pedir propostas:

   Temos 500 colaboradores: [número] em escritório e [número] em operação, distribuídos por [unidades e turnos]. Precisamos alcançar [grupos], que acessam a comunicação por [dispositivos e condições de acesso]. Hoje usamos [canais e sistemas relevantes]. Precisamos de [canais, integrações e funções indispensáveis]. O prazo pretendido é [prazo] e os responsáveis internos pela operação são [áreas ou funções].

   Confira se os grupos de escritório e operação somam 500, se as unidades estão identificadas e se a ficha descreve como cada público acessa as informações. O modelo é um roteiro para a cotação; os campos não são requisitos comprovados de cada produto.

2. Envie a mesma ficha a cada fornecedor. Peça que cada um informe quem conta como usuário faturável e como trata admissões, desligamentos e pessoas sem acesso frequente. Solicite que descreva os canais e módulos incluídos, as integrações incluídas ou sob medida, a implantação, a migração, o treinamento, o suporte, o prazo contratual e os itens opcionais ou cobrados à parte. Confira se cada pergunta recebeu resposta ou foi marcada como pendente.

   As páginas públicas mostram por que é preciso pedir essas definições individualmente. A Hywork informa que cobra por colaborador ativo e monta a proposta considerando porte, unidades e integrações; também descreve módulos conforme a necessidade e implantação inclusa, com integrações fora do padrão dimensionadas antes. A Staffbase diz ajustar a proposta à composição entre equipes de escritório e de operação. Já a página de preços do Microsoft Viva apresenta uma oferta de Employee Communications and Communities cobrada por usuário por mês, com compromisso anual, além de distinguir recursos incluídos em planos empresariais do Microsoft 365. Esses exemplos descrevem os modelos informados por cada fornecedor; não estabelecem uma regra comum de cobrança.

3. Registre as respostas no mesmo quadro. Use uma coluna para cada proposta e linhas para público coberto, base faturável, canais e módulos, integrações, configuração, migração, treinamento, suporte, prazo contratual, custo recorrente, implantação, alterações no quadro de colaboradores e exclusões. Marque como pendente qualquer campo sem resposta.

   Critério	Proposta A	Proposta B	Proposta C
   Público coberto
   Base de usuários faturáveis
   Canais e módulos incluídos
   Integrações incluídas ou sob medida
   Configuração
   Migração
   Treinamento
   Suporte
   Prazo contratual
   Custo recorrente e período coberto
   Custo de implantação
   Condições para alterações no quadro
   Exclusões e opcionais
   Premissas informadas
   Respostas pendentes

   Antes de comparar os totais, confira se cada valor corresponde ao mesmo período, escopo e premissas. Se uma proposta não deixar claro se uma integração, etapa de implantação ou grupo de usuários está incluído, peça esclarecimento e registre a resposta junto à proposta. Para orientar a conferência de requisitos e testes, consulte o que exigir e testar antes de contratar.

4. Prepare uma síntese para a liderança. Resuma as diferenças de escopo, as premissas de cobrança e as perguntas ainda abertas. Indique qual é o próximo contato necessário com cada fornecedor. Na justificativa, explique que o total de 500 pessoas, isoladamente, não determina o preço: a composição do público, o que será contratado e a base de faturamento também entram na comparação. O guia de como montar um business case para aprovar uma plataforma de comunicação interna pode ajudar a organizar essa apresentação.

Resultado esperado

Você terminou quando tiver uma ficha idêntica enviada aos fornecedores, as respostas registradas no mesmo quadro e uma lista das premissas ou informações que ainda precisam de confirmação. Com isso, poderá explicar à liderança o que cada proposta inclui e o que falta esclarecer antes da decisão. O resultado é uma comparação de escopos e condições, não uma estimativa de preço para 500 colaboradores.