O que é o SharePoint é uma plataforma da Microsoft usada para criar sites corporativos, portais internos e ambientes colaborativos, permitindo centralizar informações, organizar documentos, gerenciar permissões e melhorar a comunicação interna, a produtividade das equipes e a colaboração no SharePoint Online de forma estruturada e escalável.
O SharePoint é uma plataforma da Microsoft criada para organizar informações, facilitar a colaboração e estruturar a comunicação interna nas empresas por meio de sites corporativos. Ao entender o que é o SharePoint, fica claro que ele funciona como a base de portais internos, intranets e ambientes digitais onde conteúdos, documentos e processos ficam centralizados.
Na prática, o SharePoint Online permite que organizações criem sites com diferentes objetivos, como comunicação institucional, trabalho em equipe ou gestão de projetos, reunindo páginas, bibliotecas de documentos e ferramentas colaborativas em um único ambiente. Esse modelo reduz a dispersão de informações e melhora a produtividade, especialmente em empresas com equipes distribuídas.
Criar um site no SharePoint vai além da configuração técnica. O processo envolve planejamento, definição de objetivos, organização da informação e atenção à experiência do usuário. Um site bem estruturado facilita o acesso ao conteúdo certo, no momento certo, fortalecendo a colaboração e a eficiência operacional.
Ao longo deste guia, você verá para que serve o SharePoint, como ele funciona e quais são as etapas essenciais para criar sites corporativos eficientes, alinhados às necessidades do negócio e preparados para sustentar um ambiente digital colaborativo.
Planejamento e organização de sites no SharePoint
O planejamento é a base para criar sites no SharePoint que realmente funcionem como portais internos eficientes, organizando informações, documentos e fluxos de comunicação; empresas que estruturam essa etapa reduzem retrabalho, aumentam a produtividade e melhoram a experiência do usuário desde o primeiro acesso.
Antes de criar qualquer página no SharePoint Online, é fundamental definir o papel do site dentro do ambiente digital da empresa. Um site pode servir como intranet corporativa, portal de comunicação interna, base de conhecimento ou espaço de colaboração em equipe, e cada objetivo exige uma estrutura de conteúdo diferente.
A organização da informação deve partir de um mapeamento claro dos conteúdos que serão publicados. Políticas internas, notícias, documentos operacionais, campanhas e materiais institucionais precisam estar categorizados de forma lógica, permitindo que o usuário encontre rapidamente o que procura sem depender de múlticos cliques ou buscas complexas.
A definição da arquitetura do site é outro ponto crítico. Estruturar menus, páginas principais e subpáginas evita o crescimento desordenado do conteúdo ao longo do tempo. Um site bem planejado no SharePoint mantém consistência mesmo quando novos materiais são adicionados por diferentes áreas da empresa.
Além disso, o planejamento deve considerar quem são os públicos internos que acessarão o site. Colaboradores administrativos, líderes, times operacionais e áreas específicas podem ter necessidades distintas de informação. Essa segmentação orienta tanto a navegação quanto a definição de permissões e níveis de acesso.
Quando o planejamento é feito de forma estruturada, o SharePoint deixa de ser apenas uma ferramenta técnica e passa a atuar como um ambiente digital estratégico. Essa organização inicial garante que o site seja escalável, fácil de manter e capaz de sustentar a comunicação interna e a colaboração no longo prazo.
Definindo objetivos claros para o site
Definir objetivos claros é uma etapa essencial para garantir que um site no SharePoint cumpra sua função como portal interno, direcionando a organização do conteúdo, a navegação e o uso das ferramentas colaborativas de acordo com as reais necessidades da empresa.
O primeiro passo é identificar qual problema o site deve resolver. Algumas organizações precisam melhorar a comunicação interna, outras buscam centralizar documentos ou apoiar o trabalho colaborativo entre equipes. Quando o objetivo não está claro, o site tende a acumular conteúdos desconexos e perder relevância com o tempo.
Os objetivos devem ser específicos e mensuráveis, permitindo avaliar se o site está cumprindo seu papel. Exemplos incluem aumentar o acesso a políticas internas, reduzir dúvidas operacionais recorrentes ou melhorar o engajamento dos colaboradores com comunicados institucionais. Metas bem definidas facilitam ajustes contínuos na estrutura do site.
Outro ponto importante é alinhar os objetivos do site às prioridades do negócio. Um site no SharePoint não existe de forma isolada, ele deve apoiar processos corporativos, fortalecer a cultura organizacional e facilitar a tomada de decisão. Esse alinhamento garante que o investimento em tecnologia gere impacto real.
Os objetivos também orientam quais tipos de páginas, conteúdos e permissões serão necessários. Um site focado em comunicação exige destaque visual e conteúdos atualizados, enquanto um site voltado à gestão de documentos prioriza organização, controle de versões e acesso rápido à informação.
Quando os objetivos estão bem definidos desde o início, o site no SharePoint se torna mais fácil de manter, evoluir e escalar. Essa clareza evita retrabalho, melhora a experiência do usuário e cria uma base sólida para a construção de um ambiente digital corporativo eficiente e colaborativo.
Estrutura de navegação intuitiva
Uma estrutura de navegação intuitiva é determinante para o sucesso de um site no SharePoint, pois orienta o usuário dentro do ambiente digital, reduz o tempo de busca por informações e aumenta o uso efetivo do portal interno no dia a dia.
A navegação deve refletir a forma como os colaboradores pensam e procuram informações. Em vez de estruturas técnicas ou departamentais complexas, o ideal é organizar o conteúdo por temas, processos ou necessidades práticas, facilitando a compreensão desde o primeiro acesso ao site.
Menus claros e hierarquias bem definidas ajudam a evitar excesso de páginas e caminhos confusos. Páginas principais devem concentrar conteúdos estratégicos, enquanto subpáginas aprofundam informações específicas. Essa lógica reduz a sobrecarga cognitiva e melhora a experiência do usuário no SharePoint Online.
A consistência também é um fator essencial. Utilizar padrões de navegação semelhantes em diferentes áreas do site cria familiaridade e previsibilidade, permitindo que os usuários saibam onde encontrar conteúdos independentemente da seção acessada. Isso é especialmente importante em intranets corporativas com muitos colaboradores.
Além dos menus, recursos como links rápidos, destaques visuais e busca interna complementam a navegação. Esses elementos funcionam como atalhos para conteúdos mais acessados, documentos críticos e comunicações importantes, tornando o ambiente mais ágil e funcional.
Quando a estrutura de navegação é bem planejada, o site no SharePoint se transforma em um ambiente digital eficiente, capaz de sustentar a comunicação interna, a gestão de conteúdo e o trabalho colaborativo de forma organizada e intuitiva.
Escolha do tipo de site no SharePoint
O SharePoint oferece diferentes tipos de sites para atender objetivos distintos dentro da empresa, e escolher corretamente essa estrutura impacta diretamente a organização da informação, a colaboração entre equipes e a eficiência da comunicação interna no ambiente digital.
Antes de criar um site no SharePoint Online, é importante entender que cada tipo foi pensado para um uso específico. Alguns são voltados à disseminação de informações institucionais, enquanto outros priorizam o trabalho colaborativo, a gestão de documentos e a execução de atividades em equipe.
A escolha inadequada do tipo de site costuma gerar problemas como excesso de permissões, navegação confusa e uso incorreto das funcionalidades. Por isso, a decisão deve considerar o público-alvo, o volume de conteúdo, o nível de colaboração esperado e a frequência de atualização das informações.
Sites de comunicação funcionam como páginas corporativas, ideais para intranets, portais internos e canais oficiais de comunicação. Já os sites de equipe são mais indicados para grupos que precisam compartilhar arquivos, acompanhar tarefas e colaborar continuamente em projetos e rotinas operacionais.
O SharePoint também permite personalizações que ampliam as possibilidades de cada tipo de site, como inclusão de web parts, integração com outras ferramentas da plataforma Microsoft e ajustes de layout. Mesmo assim, a estrutura inicial escolhida define limites e boas práticas que influenciam a escalabilidade do portal.
Ao selecionar o tipo de site correto desde o início, a empresa cria uma base sólida para organizar conteúdos, facilitar o acesso à informação e estimular o trabalho colaborativo. Essa decisão simplifica a gestão do ambiente digital e contribui para um uso mais estratégico do SharePoint.
Sites de comunicação
Os sites de comunicação no SharePoint são voltados à divulgação de informações institucionais, funcionando como páginas corporativas para notícias, campanhas, políticas e comunicados oficiais, com foco em alcance amplo, leitura rápida e experiência consistente para todos os colaboradores.
Esse tipo de site é indicado quando o objetivo principal é informar, alinhar e engajar. Ele permite publicar conteúdos de forma visualmente organizada, destacando comunicados estratégicos, atualizações da empresa, iniciativas de ESG, programas internos e mensagens da liderança em um ambiente centralizado.
Diferente dos sites de equipe, os sites de comunicação priorizam a leitura e o consumo de conteúdo, não a edição colaborativa. Normalmente, poucos usuários são responsáveis pela publicação, enquanto a maioria dos colaboradores acessa as informações em modo de visualização, garantindo controle editorial e padronização da mensagem.
O design tem papel fundamental nesse tipo de site. Páginas bem estruturadas, com hierarquia clara de informações, uso equilibrado de textos e elementos visuais, facilitam a compreensão e aumentam o engajamento. No SharePoint Online, web parts como destaques, notícias e links rápidos ajudam a organizar o conteúdo de forma eficiente.
Outro ponto importante é a segmentação da comunicação. Mesmo em sites de comunicação, é possível direcionar conteúdos para públicos específicos, garantindo que cada colaborador receba informações relevantes ao seu contexto, função ou localidade, sem gerar excesso de ruído informacional.
Quando bem configurados, os sites de comunicação transformam o SharePoint em um verdadeiro portal interno, fortalecendo a comunicação institucional, melhorando o acesso à informação e contribuindo para um ambiente digital mais claro, organizado e alinhado aos objetivos da empresa.
Sites de equipe
Os sites de equipe no SharePoint são criados para apoiar o trabalho colaborativo diário, permitindo que grupos compartilhem documentos, organizem atividades e colaborem em tempo real dentro de um ambiente digital estruturado e seguro.
Esse tipo de site é ideal para áreas, departamentos ou times de projeto que precisam trabalhar de forma integrada. Ele centraliza arquivos, listas, calendários e páginas de apoio, reduzindo o uso de ferramentas dispersas e facilitando o acesso à informação atualizada por todos os membros da equipe.
Nos sites de equipe, a colaboração acontece de maneira ativa. Os usuários podem criar e editar documentos simultaneamente, comentar conteúdos e acompanhar alterações, o que acelera processos e diminui a dependência de trocas de e-mails ou reuniões constantes para alinhamentos operacionais.
A gestão de documentos é um dos principais diferenciais desse modelo. O SharePoint oferece controle de versões, histórico de alterações e organização por bibliotecas, garantindo que os arquivos certos estejam disponíveis no momento certo e evitando perdas de informação ou retrabalho.
Outro ponto relevante é a definição de permissões. Diferentes níveis de acesso podem ser configurados para garantir segurança e organização, permitindo que apenas usuários autorizados editem conteúdos sensíveis, enquanto outros mantêm acesso apenas para visualização.
Quando bem utilizados, os sites de equipe transformam o SharePoint em um ambiente digital produtivo, favorecendo o trabalho colaborativo, a organização das rotinas e a integração entre pessoas, processos e informações dentro da empresa.
Configuração de páginas e permissões
A configuração de páginas e permissões no SharePoint é essencial para garantir segurança, clareza e eficiência no uso do site, permitindo controlar quem acessa, edita e publica conteúdos, além de organizar informações de forma adequada para diferentes públicos internos.
Ao criar páginas no SharePoint Online, é possível escolher layouts que se adaptam ao tipo de conteúdo apresentado, como textos institucionais, documentos, notícias ou materiais de apoio. A escolha correta do layout facilita a leitura, melhora a navegação e contribui para uma experiência mais intuitiva para os usuários.
As páginas podem ser enriquecidas com web parts, que permitem incluir listas, bibliotecas de documentos, links rápidos, imagens e destaques de conteúdo. Esses componentes ajudam a organizar informações de forma visual e funcional, reduzindo a necessidade de páginas excessivamente longas ou confusas.
A gestão de permissões é outro ponto crítico dessa etapa. O SharePoint permite definir diferentes níveis de acesso, como leitura, edição ou controle total, garantindo que cada colaborador visualize apenas o que é relevante para sua função. Essa segmentação aumenta a segurança e evita alterações indevidas em conteúdos estratégicos.
Organizar usuários em grupos facilita a administração das permissões, especialmente em empresas com muitos colaboradores ou estruturas distribuídas. Em vez de configurar acessos individualmente, os grupos permitem ajustes rápidos e consistentes conforme mudanças organizacionais ocorrem.
Quando páginas e permissões são configuradas de forma estruturada, o site no SharePoint se torna mais seguro, fácil de manter e alinhado às necessidades do negócio. Essa base garante que o portal interno sustente a comunicação, a colaboração e a gestão de conteúdo de maneira eficiente ao longo do tempo.
Passos para configurar páginas
Configurar páginas no SharePoint envolve uma sequência de etapas que garante organização, boa experiência do usuário e clareza na apresentação das informações, permitindo que o site funcione como um ambiente digital produtivo e fácil de manter ao longo do tempo.
O primeiro passo é acessar o site onde a nova página será criada e selecionar a opção de adicionar página. Nesse momento, o SharePoint Online oferece diferentes modelos de layout, que variam conforme o tipo de conteúdo, como páginas institucionais, informativas ou voltadas à organização de documentos.
Após escolher o layout, a etapa seguinte é estruturar o conteúdo. Isso inclui definir títulos claros, organizar textos em blocos curtos e selecionar web parts adequadas, como bibliotecas de documentos, listas, links rápidos ou destaques de notícias. Essa organização facilita a leitura e reduz a necessidade de rolagem excessiva.
O design da página deve priorizar usabilidade e consistência visual. Manter padrões de cores, tipografia e hierarquia de informações ajuda o usuário a reconhecer rapidamente o tipo de conteúdo apresentado. Um design coerente também fortalece a identidade do portal interno e melhora a navegação geral.
Antes da publicação, é fundamental revisar o conteúdo. Verificar links, textos, documentos e permissões evita erros que podem comprometer a experiência do usuário ou gerar dúvidas operacionais. Essa revisão garante que a página esteja alinhada aos objetivos definidos para o site.
Depois de publicada, a página pode ser ajustada continuamente com base no uso e no feedback dos colaboradores. Essa evolução constante permite que o site no SharePoint acompanhe as necessidades do negócio e permaneça relevante como ferramenta de comunicação, colaboração e gestão de conteúdo.
Gestão de permissões de acesso
A gestão de permissões de acesso no SharePoint garante que cada colaborador visualize, edite ou publique conteúdos conforme sua função, protegendo informações sensíveis e mantendo a organização do site mesmo em ambientes corporativos complexos.
No SharePoint Online, as permissões podem ser configuradas em diferentes níveis, como leitura, edição ou controle total. Essa flexibilidade permite adaptar o acesso de acordo com o papel do usuário, evitando alterações indevidas e assegurando que documentos estratégicos fiquem restritos aos responsáveis.
Uma boa prática é trabalhar com grupos de usuários em vez de permissões individuais. Grupos facilitam a administração do ambiente digital, pois permitem conceder ou remover acessos de forma rápida quando há mudanças de equipe, projetos ou estruturas organizacionais.
As permissões podem ser definidas tanto no nível do site quanto em bibliotecas, pastas ou documentos específicos. Esse controle granular é útil quando diferentes áreas compartilham o mesmo ambiente, mas precisam de níveis distintos de acesso a determinadas informações.
Revisões periódicas das permissões são essenciais para manter a segurança e a eficiência do site. À medida que colaboradores mudam de função ou deixam a empresa, ajustar acessos evita riscos e mantém o ambiente alinhado às políticas internas de governança da informação.
Quando bem estruturada, a gestão de permissões transforma o SharePoint em um ambiente digital confiável, equilibrando colaboração e segurança. Esse cuidado garante que o site funcione como um portal interno organizado, sustentável e alinhado às necessidades do negócio.
Perguntas frequentes sobre SharePoint
O que é o SharePoint e para que ele serve?
O SharePoint é uma plataforma da Microsoft utilizada para criar sites corporativos, portais internos e intranets, permitindo centralizar informações, organizar documentos e facilitar a comunicação e a colaboração entre equipes dentro de um ambiente digital seguro.
Qual a diferença entre SharePoint Online e SharePoint tradicional?
O SharePoint Online é a versão em nuvem integrada ao Microsoft 365, oferecendo atualizações automáticas, acesso remoto e integração com outras ferramentas, enquanto versões tradicionais exigem infraestrutura própria e maior gestão técnica interna.
Quais tipos de site podem ser criados no SharePoint?
No SharePoint é possível criar sites de comunicação, voltados à divulgação de informações institucionais, e sites de equipe, focados no trabalho colaborativo, além de estruturas adaptadas para projetos, áreas e departamentos específicos.
O SharePoint pode funcionar como uma intranet corporativa?
Sim, o SharePoint é amplamente utilizado como base para intranets corporativas, pois permite criar portais internos personalizados, organizar conteúdos institucionais, segmentar acessos e integrar documentos, notícias e ferramentas colaborativas.
Como funciona a gestão de permissões no SharePoint?
A gestão de permissões permite definir quem pode visualizar, editar ou administrar conteúdos, utilizando níveis de acesso e grupos de usuários para garantir segurança, organização e controle sobre informações sensíveis.
O SharePoint melhora a colaboração e a produtividade das equipes?
Ao centralizar informações, permitir edição simultânea de documentos e reduzir a dispersão de conteúdos, o SharePoint melhora a colaboração, agiliza processos internos e contribui para ganhos reais de produtividade nas empresas.