Criar site no SharePoint é o processo de estruturar páginas corporativas no SharePoint Online para centralizar informações, organizar conteúdos e fortalecer a colaboração interna. Este guia explica como escolher o tipo de site, configurar páginas e permissões, aplicar boas práticas de design e garantir usabilidade para construir um portal interno funcional, produtivo e alinhado aos objetivos do negócio.
Criar um site no SharePoint vai muito além de habilitar um espaço digital dentro do Microsoft 365. Trata-se de planejar, estruturar e organizar páginas corporativas que funcionam como um verdadeiro portal interno, capaz de centralizar informações, padronizar a comunicação e apoiar a colaboração entre equipes.
No SharePoint Online, os sites são usados para publicar conteúdos institucionais, políticas, comunicados, materiais de apoio e documentos estratégicos, criando um ambiente digital único e acessível. Quando bem estruturado, o site reduz a dispersão de informações, melhora a produtividade e facilita o acesso ao conhecimento corporativo.
Para alcançar esse resultado, é essencial entender os tipos de sites disponíveis, definir uma arquitetura de informações clara, configurar corretamente páginas e permissões e aplicar princípios de design e usabilidade. Cada decisão impacta diretamente a experiência do usuário e a adoção do portal pelos colaboradores.
Ao longo deste guia, você verá o passo a passo para criar um site no SharePoint de forma estruturada, transformando a plataforma em um canal estratégico de comunicação interna, gestão de conteúdo e colaboração no ambiente corporativo.
Escolher o tipo de site no SharePoint
Ao criar um site no SharePoint Online, a primeira decisão estratégica envolve escolher entre site de comunicação ou site de equipe, dois modelos com objetivos distintos que impactam diretamente a organização da informação, a colaboração e a experiência dos usuários no ambiente corporativo.
Essa escolha define como o site será utilizado no dia a dia, quais tipos de conteúdo serão publicados e qual será o nível de interação esperado dos colaboradores. Um erro comum é iniciar a criação sem alinhar o tipo de site aos objetivos do negócio, o que resulta em portais pouco utilizados ou com informações desorganizadas.
Os sites no SharePoint funcionam como páginas corporativas e portais internos que concentram conteúdos institucionais, documentos, comunicados e recursos de apoio. Quando o tipo de site é bem definido desde o início, torna-se mais simples estruturar a navegação, organizar a gestão de conteúdo e garantir clareza na comunicação interna.
O SharePoint Online oferece dois formatos principais justamente para atender cenários diferentes. O site de comunicação é indicado para informar, alinhar e engajar grandes públicos, enquanto o site de equipe é voltado para colaboração ativa, trabalho conjunto e gestão de projetos específicos.
- Site de comunicação: ideal para notícias, políticas internas, campanhas, comunicados e portais institucionais.
- Site de equipe: indicado para colaboração, compartilhamento de documentos, tarefas e trabalho em grupo.
Antes de avançar para a criação das páginas, é fundamental mapear quem será o público do site, quais informações precisam ser centralizadas e como esse espaço contribuirá para produtividade, colaboração e organização do ambiente digital da empresa. Essa definição inicial sustenta todas as próximas etapas do processo.
Site de comunicação
O site de comunicação no SharePoint Online é indicado para divulgar informações institucionais a grandes públicos, funcionando como um portal interno centralizado para notícias, comunicados, políticas e campanhas corporativas, com foco em clareza, alcance e engajamento dos colaboradores.
Esse tipo de site é ideal quando o objetivo principal é informar e alinhar, e não necessariamente promover edição colaborativa constante. Ele permite que a empresa publique conteúdos oficiais de forma organizada, reduzindo ruídos causados por mensagens dispersas em e-mails, chats ou diferentes ferramentas digitais.
Os sites de comunicação oferecem layouts visuais mais flexíveis, favorecendo o uso de banners, destaques, imagens, vídeos e chamadas estratégicas. Essa estrutura transforma páginas corporativas em pontos de referência para os colaboradores, facilitando o acesso a informações relevantes no dia a dia.
Outro diferencial importante é o controle editorial. Normalmente, apenas áreas responsáveis pela comunicação interna, RH ou gestão têm permissão para editar conteúdos, enquanto o restante da organização atua como público leitor. Isso garante consistência na mensagem, padronização visual e maior governança da informação.
- Uso principal: comunicados, políticas, campanhas internas e conteúdos institucionais.
- Público: toda a empresa ou grandes grupos de colaboradores.
- Foco: comunicação clara, engajamento e organização do portal interno.
Quando bem planejado, o site de comunicação no SharePoint se torna a base da comunicação interna digital, apoiando a cultura organizacional, melhorando a produtividade e criando um ambiente digital mais estruturado e confiável para os colaboradores.
Site de equipe
O site de equipe no SharePoint Online é voltado para colaboração ativa entre grupos específicos, permitindo que equipes compartilhem documentos, organizem tarefas e concentrem informações de projetos em um único ambiente digital integrado ao Microsoft 365.
Diferente do site de comunicação, esse modelo prioriza a interação contínua entre os membros. Ele é ideal para áreas, squads, projetos ou times multidisciplinares que precisam trabalhar juntos diariamente, mantendo arquivos, conversas e atualizações sempre acessíveis.
Os sites de equipe contam com bibliotecas de documentos colaborativas, histórico de versões e permissões flexíveis, garantindo que todos trabalhem sempre com informações atualizadas. Essa estrutura reduz retrabalho, evita perda de arquivos e melhora a organização da gestão de conteúdo.
Outro ponto forte é a integração nativa com ferramentas como Microsoft Teams, Planner e Outlook. Isso permite que tarefas, reuniões e arquivos estejam conectados ao site, criando um fluxo de trabalho mais ágil e produtivo dentro do ambiente digital da empresa.
- Uso principal: projetos, áreas, squads e trabalho colaborativo contínuo.
- Público: grupos específicos com acesso controlado.
- Foco: colaboração, produtividade e organização das informações.
Quando bem estruturado, o site de equipe transforma o SharePoint em um hub colaborativo eficiente, apoiando o trabalho em grupo, fortalecendo a produtividade e garantindo que o conhecimento fique centralizado e acessível para todos os envolvidos.
Configurar páginas e permissões
Após escolher o tipo de site no SharePoint Online, a etapa de configurar páginas e permissões define como as informações serão organizadas, quem poderá acessá-las e como os usuários interagem com o conteúdo, impactando diretamente segurança, usabilidade e eficiência do portal interno.
A configuração das páginas começa pela definição da arquitetura da informação. É essencial estruturar menus, seções e hierarquias de forma lógica, permitindo que os colaboradores encontrem rapidamente documentos, comunicados e conteúdos relevantes sem depender de buscas constantes.
No SharePoint, as páginas funcionam como blocos centrais de conteúdo dentro das páginas corporativas. Elas podem ser criadas a partir de modelos prontos ou personalizadas conforme o objetivo do site, combinando textos, imagens, vídeos e outros componentes para apoiar a gestão de conteúdo e a comunicação interna.
Paralelamente, a gestão de permissões garante que cada usuário visualize apenas o que é pertinente ao seu papel na organização. O SharePoint permite definir níveis de acesso por site, página ou biblioteca, equilibrando colaboração e proteção de informações sensíveis.
Quando páginas bem estruturadas se combinam com permissões corretamente configuradas, o resultado é um ambiente digital organizado, seguro e intuitivo, que reduz ruídos, aumenta a produtividade e fortalece a confiança dos colaboradores no portal interno.
Configuração de páginas
A configuração de páginas no SharePoint Online é a etapa em que o site ganha forma prática, definindo como as informações serão apresentadas, consumidas e navegadas pelos usuários dentro das páginas corporativas e do portal interno.
O processo começa pela criação das páginas a partir de modelos prontos ou páginas em branco, dependendo do nível de personalização desejado. Os modelos aceleram a criação e ajudam a manter consistência visual, enquanto páginas em branco oferecem maior flexibilidade para cenários específicos.
Cada página pode ser estruturada com diferentes componentes de conteúdo, permitindo combinar textos, imagens, vídeos, links e listas de documentos. Essa modularidade facilita a gestão de conteúdo e torna o site mais dinâmico, adaptando-se às necessidades de comunicação da empresa.
Um ponto crítico nessa etapa é a organização da informação. As páginas devem seguir uma hierarquia clara, com títulos objetivos, seções bem definidas e navegação intuitiva. Isso reduz o tempo de busca por informações e melhora a experiência do usuário no ambiente digital.
- Modelos de página: agilizam a criação e garantem padronização visual.
- Componentes de conteúdo: permitem flexibilidade e atualização constante.
- Arquitetura clara: facilita navegação e acesso rápido à informação.
Quando bem configuradas, as páginas do SharePoint deixam de ser apenas espaços informativos e passam a funcionar como pontos estratégicos de comunicação, apoio à produtividade e organização do conhecimento dentro da empresa.
Gestão de permissões
A gestão de permissões no SharePoint Online é essencial para garantir segurança, controle de acesso e colaboração equilibrada, permitindo que diferentes perfis de usuários visualizem, editem ou administrem conteúdos conforme suas responsabilidades no portal interno.
No SharePoint, as permissões podem ser configuradas em diferentes níveis, como site, página, biblioteca ou documento. Essa flexibilidade permite proteger informações sensíveis sem comprometer o acesso a conteúdos que precisam ser amplamente compartilhados na organização.
O modelo mais comum envolve a criação de grupos de usuários com níveis de acesso pré-definidos, como leitura, edição ou controle total. Essa abordagem simplifica a administração e reduz erros, garantindo que novos colaboradores sejam incluídos rapidamente no ambiente digital correto.
Uma boa prática é alinhar as permissões à estrutura organizacional e aos fluxos de trabalho. Áreas como comunicação interna e RH costumam ter maior autonomia editorial, enquanto outros colaboradores acessam conteúdos de forma consultiva, preservando governança e consistência.
- Permissões por grupo: facilitam a gestão e reduzem riscos operacionais.
- Controle por nível: define quem pode visualizar, editar ou administrar conteúdos.
- Granularidade: permite proteger páginas e documentos específicos.
Quando bem configurada, a gestão de permissões fortalece a confiança no portal, evita vazamento de informações e cria um ambiente digital seguro, organizado e favorável à colaboração responsável.
Design e usabilidade no SharePoint
O design e a usabilidade no SharePoint Online são fatores decisivos para a adoção do site pelos colaboradores, pois influenciam diretamente a clareza da informação, a facilidade de navegação e a produtividade no uso diário do portal interno.
Um site bem desenhado reduz o esforço cognitivo do usuário, orientando-o de forma natural até os conteúdos certos. Isso significa organizar páginas corporativas com hierarquia visual clara, menus objetivos e chamadas que direcionem a atenção para informações prioritárias.
No SharePoint, o design não se resume à estética. Ele envolve escolhas funcionais, como a disposição dos conteúdos, a padronização de layouts e o uso consistente de componentes visuais. Quando essas decisões são bem executadas, o site se torna intuitivo e fácil de usar, mesmo para colaboradores com pouca familiaridade digital.
A usabilidade complementa esse processo ao garantir que qualquer pessoa consiga navegar, localizar documentos e compreender informações sem depender de treinamentos extensos. Sites confusos ou visualmente poluídos tendem a ser ignorados, enfraquecendo a comunicação interna.
Ao combinar design bem planejado com princípios sólidos de usabilidade, o SharePoint se transforma em um ambiente digital eficiente, capaz de centralizar informações, apoiar a colaboração e aumentar significativamente a produtividade das equipes.
Boas práticas de design
Aplicar boas práticas de design no SharePoint Online é fundamental para transformar páginas corporativas em espaços claros, organizados e fáceis de usar, garantindo que o portal interno realmente apoie a comunicação, a produtividade e o acesso à informação.
O primeiro princípio é a simplicidade visual. Layouts limpos, com uso equilibrado de cores, tipografia legível e espaçamento adequado ajudam o usuário a compreender o conteúdo rapidamente. Excesso de elementos visuais tende a gerar ruído e dificulta a navegação no ambiente digital.
A padronização também desempenha um papel estratégico. Manter estruturas de páginas semelhantes, padrões de títulos e organização consistente cria familiaridade, reduz o tempo de aprendizado e aumenta a confiança dos colaboradores ao navegar pelo site.
Outro ponto essencial é priorizar a hierarquia da informação. Conteúdos mais importantes devem estar em destaque, enquanto informações secundárias ficam organizadas em seções de apoio. Isso orienta o olhar do usuário e facilita a tomada de decisão no uso diário do portal.
- Simplicidade visual: menos elementos, mais clareza na leitura.
- Padronização: layouts consistentes em todas as páginas.
- Hierarquia clara: destaque para conteúdos prioritários.
Quando essas boas práticas são aplicadas de forma consistente, o site no SharePoint deixa de ser apenas informativo e passa a oferecer uma experiência visual organizada, confiável e alinhada aos objetivos de comunicação interna da empresa.
Usabilidade
A usabilidade no SharePoint Online determina se o site será realmente utilizado pelos colaboradores, influenciando diretamente a rapidez para encontrar informações, a eficiência nas tarefas diárias e a adoção do portal interno como canal oficial de comunicação.
Um site com boa usabilidade permite que o usuário compreenda intuitivamente onde está e para onde pode ir. Menus claros, nomes objetivos para páginas e caminhos de navegação bem definidos reduzem a dependência de treinamentos e evitam frustrações no uso cotidiano.
No contexto corporativo, a usabilidade impacta diretamente a produtividade. Quando colaboradores encontram documentos, políticas ou comunicados em poucos cliques, o tempo gasto com buscas diminui e a atenção pode ser direcionada para atividades estratégicas.
A responsividade também é um fator essencial. O SharePoint deve oferecer uma experiência consistente em diferentes dispositivos, garantindo acesso eficiente tanto em computadores quanto em tablets ou smartphones, especialmente em ambientes de trabalho híbridos ou operacionais.
- Navegação intuitiva: menus claros e caminhos lógicos.
- Acesso rápido: menos cliques para encontrar informações.
- Experiência consistente: bom desempenho em diferentes dispositivos.
Ao priorizar a usabilidade, o site no SharePoint se consolida como um ambiente digital funcional, confiável e fácil de usar, aumentando o engajamento dos colaboradores e fortalecendo a comunicação interna da empresa.
Perguntas frequentes sobre a criação de sites no SharePoint
Como funciona o processo de criar site no SharePoint?
O processo de criar site no SharePoint envolve escolher o tipo de site mais adequado, estruturar páginas corporativas, definir permissões de acesso e aplicar boas práticas de design e usabilidade para garantir organização, colaboração e eficiência no portal interno.
Qual a diferença entre site de comunicação e site de equipe?
O site de comunicação é indicado para divulgar informações institucionais a grandes públicos, enquanto o site de equipe é voltado para colaboração diária, compartilhamento de documentos e gestão de projetos entre grupos específicos.
É possível personalizar o design das páginas no SharePoint Online?
Sim, o SharePoint Online permite personalizar layouts, cores, fontes e componentes visuais das páginas, garantindo padronização visual, melhor experiência do usuário e alinhamento com a identidade da empresa no ambiente digital.
Como funciona a gestão de permissões nos sites do SharePoint?
A gestão de permissões permite definir quem pode visualizar, editar ou administrar conteúdos, podendo ser aplicada em nível de site, página ou documento, garantindo segurança da informação e colaboração controlada.
Por que a usabilidade é tão importante em um portal interno?
A usabilidade facilita a navegação, reduz o tempo de busca por informações e aumenta a adoção do portal pelos colaboradores, impactando diretamente produtividade, engajamento e eficiência da comunicação interna.
Quais benefícios um site bem estruturado no SharePoint traz para a empresa?
Um site bem estruturado centraliza informações, fortalece a colaboração, melhora a organização do conhecimento e cria um ambiente digital confiável, apoiando decisões mais rápidas e uma comunicação interna mais eficiente.